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Das papierlose Büro, Akten in digitaler Form, wird im immer mehr Firmen Realität und bietet vielerlei Vorteile, vom schnelleren Zugriff auf relevante Dokumente von jedem Arbeitsplatz aus bis hin zu Einsparungen bei der Lagerung. Gleichzeitig stellen sich aber im Bereich der EDV neue Herausforderungen, insbesondere was den Schutz dieser Dokumente vor einem Zugriff unberechtigter Dritter angeht. Aufwendige Authentifizierungssysteme sowie Firewalls sorgen hier für Schutz gegen Hacker, oft vernachlässigt wird aber die Frage was mit den Datenträgern auf denen die Dokumente lagern geschieht, wenn diese ausgetauscht werden müssen oder neue EDV Geräte angeschafft werden und die alten entsorgt werden sollen.

Beim bloßen Löschen von Dateien auf einem Datenträger ist die Wiederherstellung selbst mit kostenloser Software aus dem Internet ein Kinderspiel für jedermann der den Datenträger in Händen hält, auch spezielle Löschsoftware arbeitet je nach Algorithmus nicht so zuverlässig, als das eine Wiederherstellung zu 100% ausgeschlossen wäre. Mit entsprechender technischer Ausstattung lassen sich fast immer zumindest Teile und Bruchstücke von Dokumenten rekonstruieren, die potentiell sensible Daten enthalten können.

Die einzige wirklich sichere Methode ist daher die physikalische Vernichtung der Datenträger mit einem Hochleistungsshredder, der die Datenträger in kleinste Einzelteile zerbricht und somit die Wiederherstellung quasi unmöglich macht. Zertifizierte Entsorgungsfachbetriebe wie Papershred (siehe http://papershred.de/pages/leistungen/datentraegervernichtung.php) bieten diese Dienstleistung zu günstigen Preisen an, das entscheidende Plus beim Datenschutz sowie das Wissen, dass sensible Daten nicht in falsche Hände gelangen können, ist für jedermann erschwinglich. Der Ausbau alter Festplatten, SSDs oder sonstiger Datenträger aus einem PC oder Laptop ist kinderleicht und auch für Laien problemlos zu bewerkstelligen.