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In den letzten Jahren sind nicht nur die Ansprüche des Gesetzgebers an die Aufbewahrungsfristen von Geschäftsdokumenten gestiegen, sondern auch die Kundenansprüche. Die früher im Handelsgesetzbuch definierten Aufbewahrungsfristen wurden auf zehn Jahre beispielsweise für Rechnungsbelege und die Buchhaltung und sechs Jahre für Aufzeichnungen zur Arbeitszeit gestreckt. Zudem müssen die Unterlagen in der Art und Weise aufbewahrt werden, dass sie wiedergefunden werden können. Um diese Anforderungen leichter zu erfüllen und einen besseren Überblick im Unternehmen zu haben bietet sich die Möglichkeit der digitalen Archivierung. In diesem können Sie die wichtigsten Dokumente digitalisieren lassen, was mit noch vielen weiteren Vorteilen verbunden ist.

Weniger Aufwand für Hardware und Backups
Insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen können erheblich von der digitalen Archivierung profitieren: Hier entfällt für alle Daten, die Sie digitalisieren lassen, die andauernde Datensicherung. Alle kreativen Berufe (wie Architekten, Designer, Übersetzer) verlieren erhebliche Teile der Wertschöpfung einer Woche, wenn nicht regelmäßig digitalisiert wird. Im Falle eines Hardware Defekts eines Speichermediums würden sie bei manchen Projekten Tage oder Wochen zurückgeworfen. Manche Ideen, Einfälle oder die perfekten Formulierungen würden auch gar nicht mehr neu erstellt werden können. Die digitale Archivierung senkt dabei verschiedene Kostenkategorien gleichzeitig : Einerseits die Kosten für die doppelte Hardware-Ausstattung bzw. ein Notfall-Rechenzentrum. Darüberhinaus sinkt auch der Wartungs- bzw. Archivierungsaufwand durch einen Mitarbeiter, der mit der wertvollen Arbeitszeit dann etwas anderes anfangen kann.

Schutz auch bei außergewöhnlichen Ereignissen
Die digitale Archivierung bietet zudem den enormen Vorteil einer räumlichen Trennung vom eigenen Büro oder Unternehmen. Wann immer eine Beschädigung des Gebäudes - beispielsweise durch einen Wasserschaden, einen Brand oder einen Einbruch - geschieht, dann gilt: Die Daten sind an einem weiteren Ort digitalisiert und sind vor diesen Bedrohungen weitestgehend geschützt.

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